Ajouter un document

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• Il est possible d’ajouter un document :
  • A la consultation ou à la modification de la fiche dans le module de communication dans l’onglet “Documents”.
  • En pièce-jointe d’un élément de suivi, au moment de la rédaction d’un message ou autre élément de suivi.
• Il est nécessaire de préciser les informations sur le document pour faciliter la consultation d’une fiche ultérieurement :
  • Intitulé du document (champ obligatoire) : nommer le document
  • Type de document (champ obligatoire) : déclarer le type de document (arrêté préfectoral / ministériel, autre document, cartographie, certificat phytosanitaire, compte-rendu de réunion, courrier officiel, DSCE, facture, image, passeport phytosanitaire, rapport d'analyse, rapport d'inspection, réglementation, document de transport, traçabilité).
  • Choix du fichier (champ obligatoire) : celui-ci s'active si les champs précédents sont remplis.
  • Commentaire : un commentaire peut être ajouté, de manière facultative.
• Les formats supportés sont : png, jpg, jpeg, gif, pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, csv, qgs, qgz, eml, txt.
• Pour les cartographies, seuls des fichiers image peuvent être ajoutées : png, jpg, jpeg.
• La taille maximale autorisée d'envoi d'un document est de 15 Mo.
• Après le téléchargement du document, une analyse anti-virus est automatiquement lancée, et le fichier est disponible une fois l'analyse terminée.
• Les documents peuvent être téléchargés même si l’évènement a été clôturé.

Consulter un document

• Tous les documents liés à une fiche sont accessibles dans l’onglet “Documents” de la fiche.
• Il est possible de filtrer les documents par type de document (ex : cartographie), ou par structure (structure de l'agent importateur du document).
• Il est possible de télécharger ou supprimer les documents présents sur la fiche, ainsi que de modifier les informations liées au document (intitulé, type de document, commentaire).
• Les documents de type "Cartographie" sont ajoutés automatiquement en visualisation dans la fiche zone correspondante.
• Les documents peuvent être téléchargés même si la fiche est en statut "clôturé".

Vidéo de présentation : où consulter les documents ? comment ajouter un document ?

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